مدیریت زمان یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که هر مدیر و کارآفرینی باید داشته باشد. مدیران به خاطر مشغله و وظایف بیشتر، ممکن است در مدیریت زمان با مشکل مواجه شوند و برخی اوقات حتی ممکن است به دلیل سردرگمی از انجام کارها باز بمانند. اگر به عنوان یک مدیر فعالیت می‌کنید، با این مطلب از بخش کسب و کار میهن پست همراه شوید تا با راه حل‌هایی ساده برای مدیریت زمان آشنا شوید. در ادامه با ما همراه شوید.
مدیریت زمان اگر چه چندان هم آسان نیست اما در این میان افراد زیادی هستند که بخش زیادی از زمان کاری خود را هدر می‌دهند. به بیان دیگر آنها نمی‌توانند حداکثر استفاده را از زمان داشته باشند و مدیریت زمان را به خوبی بلد نیستند. روش‌های ساده‌ای وجود دارد که افراد می‌توانند با به کار گرفتن آنها، حداکثر استفاده از زمان کاری خود را داشته باشند و در پایان روز تمامی وظایف کاری خود را به انجام برسانند.
اینجاست که کمبود زمان یکی از دغدغه‌های مهم و همه‌روزه بسیاری از ما است. بنابراین تدوین و اتخاذ استراتژی‌های موثر در مدیریت زمان یکی از ضروریات زندگی حرفه‌ای و شخصی است که همیشه نیاز به آن احساس می‌شود. در ادامه شما می توانید با شیوه هایی متفاوت و تاثیرگذاری از مدیریت زمان آشنا شوید.
طرح و برنامه ریزی برای انجام کارها : هنگامی که به محل کارتان می‌روید اگر هیچ ایده‌ای برای انجام دادن نداشته باشید در این صورت هیچ کاری انجام نخواهید داد. هر روز ده الی پانزده دقیقه را قبل از شروع کار اختصاص دهید به اینکه چه کاری را باید امروز انجام دهید. برخی افراد فکر کردن به این موضوع را هر روز صبح زمانی که تا محل کارشان رانندگی یا پیاده‌روی می‌کنند انجام می‌دهند و برخی دیگر زمانی که می‌خواهند بخوابند آن را بررسی می‌کنند.
وقتی که فکر کردن درباره‌ی کارهای روز بعد یا روزهای بعد را به زمان خواب موکول می‌کنید این امر باعث می‌شود تا شما به صورت ناخودآگاه در هنگام خوابیدن به طرحی که دارید فکر کنید، در نتیجه روز بعد با ذهنی بازتر و آماده‌تر به سوی مقصدتان قدم برخواهید داشت. این چند دقیقه‌ای که صرف برنامه‌ریزی می‌کنید شما را بیشتر به سمت موثر بودن و سازنده بودن سوق می‌دهد. هر زمانی که تصمیم گرفتید که چه کاری می‌خواهید انجام دهید شروع به اجرای طرح کنید.
وظایف خودتان، همکار و یا کارمندانتان را سناسایی کنید : اگر فکر می‌کنید مهارت چندوظیفگی به این معنی است که باید همیشه در طول روز چند کار مختلف را باهم انجام دهیدکاملا در اشتباه هستید. همیشه در ابتدا مشخص کنید که چه کارهایی باید به صورت چندتکلیفی انجام شود و چه کارهایی باید به صورت تکی انجام شود. برای مثال هر روزه در محل‌کار چک لیست‌هایی وجود دارد که باید تکمیل شود. چنین کارهایی معمولا همیشگی و کسل کننده هستند، بنابراین انجام همه‌ی آنها باهم وقت زیادی را برای شما می‌خرد. اما زمانی که رئیس شما پروژه‌ی کاری ویژه و خاصی را به شما محول می‌کند و از شما می‌خواهد که آن را به موقع و با بالاترین سطح کیفیت آماده کنید، در چنین شرایطی باید شش‌دانگ حواس و زمان خود را به آن اختصاص دهید.
لیست کارهای روانه، هفتگی و ماهانه را تهیه کنید : این مورد توصیه‌ای است که در اکثر مقاله‌های آموزشی کسب و کار می‌خوانیم. به همین دلیل اهمیت آن از همه‌ی روش‌ها بیشتر است. افراد باید لیست‌های روزانه، هفتگی و ماهانه برای وظایف کاری خود داشته باشند و به آنها پایبند باشند. ابزار مورد استفاده برای این کار مهم نیست. تنها نکته‌ی مهم این است که این لیست به راحتی در دسترس و دید شما باشد. سعی کنی در نوشتن وظایف روزانه واقع‌گرا باشید. اگر لیست‌های شما بیش از حد طولانی باشند و نتوانید به آنها عمل کنید، پس از مدتی دل‌سرد می‌شوید.
اولویت برای تقویت کارهای مهم و مفید و کنار گذاشتن غیر ضروری ها : منتظر خالی شدن زمان برای انجام کاری نباشید. اگر وظیفه‌ی مهمی دارید هر چه سریع‌تر زمانی را در تقویم خود به آن اختصاص دهید چون در غیر این صورت، افراد دیگری یا خود شما آن زمان خالی را اشغال خواهید کرد. به عبارت دیگر کارهای غیر مهم نیز مانند مایعات پخش می‌شوند و روزهای خالی شما را پر می‌کنند.
بنابراین در زندگی حرفه‌ای و شخصی، حذف کردن غیرضروری‌ها، زندگی شما را سازنده‌تر و ثمربخش‌تر خواهد کرد. اما چه چیزهایی را باید به عنوان غیرضروری در نظر گرفت؟ در جواب باید گفت که هر چیزی که شما را از رسیدن به هدف اصلی باز می‌دارد می‌تواند غیرضروری محسوب شود. برای مثال اگر هدف شما فقط چک کردن ایمیل است پس نیازی نیست که ۴۵ دقیقه زمان را برای گشتن در فیسبوک صرف کنید. اگر به موقع انجام دادن کارها، اولویت اول کاری شما است، نباید ۲۵ دقیقه را صرف تماس‌های غیرضروری کنید. شما باید یک خط مشخصی بین چیزهایی که در زندگی‌تان ضروری هستند و چیزهایی که ضروری نیستند بکشید. با انجام چنین کارهایی، چیزهایی را که در زندگی واقعا نیاز نیستند را خواهید شناخت.
تیمی منسجم از افراد متخصص تشکیل دهید : سعی کنید افرادی که از شما باهوش‌تر، سریع‌تر، باتجربه‌تر و بهتر هستند را استخدام کنید. از این امر نترسید و مطمئن باشید یک تیم با بهره‌وری بالا می‌تواند به پیشرفت کارهای شما سرعت زیادی بدهد. چنین تیمی نیاز به مدیریت بیش از حد نیز ندارد و افراد تنها با دانستن حوزه‌ی وظایف و اختیارات خود برای پیشرفت آن تلاش می‌کنند.
میزان توفق در کارها را کاهش دهید : در نهایت اینکه در زندگی سعی کنید چیزهایی که شما را از حرکت باز می‌دارند بشناسید و آنها را کاهش دهید. اگر واقع‌بینانه بنگریم اگرچه شاید همه‌ی ما نتوانیم تعداد بسیاری از این موارد را کاهش دهید اما شیوه‌ی مواجهه و برخورد با آنها را می‌توانیم تغییر دهیم. مثلا فرض کنید که در حال انجام یک پروژه مهم هستید، در حین انجام این پروژه یکی از همکاران‌تان به شما کاری را محول می‌کند که می‌توانید بعدا برای آن وقت بگذارید. در چنین شرایطی بهترین کار این است که پروژه‌ای را که شروع کرده‌اید، تمام کنید و سپس کار جدید را شروع کنید. اما ممکن است همیشه شرایط به این گونه نباشد، برای مثال اگر رئیس‌تان هنگام انجام کاری مهم به شما زنگ بزند و از شما بخواهد تا او را ملاقات کنید در این حالت کارفرمای شما حرف اول و آخر را می‌زند.
زمانی را به پرورش خلاقیت اختصاص دهید : در طول روز ساعتی را برای پرورش خلاقیت اختصاص دهید. ارتباطات را قطع کنید و در تنهایی به مسائل و مشکلات مختلف از دیدگاهی خلاقانه نگاه کنید. به دنبال ایده‌ها و روش‌های جدید برای انجام کارها باشید. برای شروع پروژه‌های جدید ایده‌پردازی کنید و سعی کنید ذهن خود را برای پرورش ایده‌های نو آماده کنید.
تعیین ضرب‌الاجل‌های کوتاه‌مدت : سعی کنید برای انجام کارها ضرب‌الاجل کوتاه‌مدت تعریف کنید. به طور مثال اگر تصور می‌کنید یک وظیفه برای انجام شدن به دو روز زمان نیاز دارد، یک ضرب‌الاجل یک و نیم روزه برای خود تعریف کنید و به آن پایبند باشید. سعی نکنید کارها را به بهترین نحو انجام دهید و بیش از این که به عالی بودن نتیجه فکر کنید، به انجام شدن آن وظیفه فکر کنید.
در پایان باید گفت که شما در زندگی هر شغلی که دارید، چه اداری باشد، چه آزاد باشد، اگر بتوانید وقت بیشتر برای آن در نظر بگیرید باعث می‌شود تا بر وظایف کاری مهم‌تان تمرکز بیشتری داشته باشید و نتیجه‌ی بهتری به دست آورید.
